Whistleblowing

Il Centro Sociale Papa Giovanni XXIII S.C.S. ONLUS (“PG XXIII”) ha adottato un sistema interno di segnalazione di illeciti (c.d. Whistleblowing) che va inquadrato nell’ambito delle iniziative di adeguamento volte ad ottemperare alle prescrizioni normative di cui al D. Lgs. 24/2023 che introduce importanti novità in ordine ai soggetti che possono inoltrare una segnalazione, all’oggetto delle segnalazioni, nonché all’iter di gestione delle stesse.

Un efficace sistema di Whistleblowing rappresenta uno strumento importante per il costante rispetto dei canoni di trasparenza e di integrità della Cooperativa e un utile alert per l’adozione di misure tempestive ed appropriate in caso di eventuali e/o potenziali violazioni, con l’obiettivo di mitigare l’impatto anche in termini di rischi reputazionali.

CHI PUÒ SEGNALARE

I dipendenti o terze parti possono effettuare, tramite i canali di seguito specificati, una segnalazione di violazioni potenziali e/o effettive basate su elementi di fatto precisi e concordanti riferite al contesto lavorativo, di cui il segnalante sia vittima o sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

COSA SI PUÒ SEGNALARE

Comportamenti, atti od omissioni (c.d. violazioni), avvenuti nello svolgimento dell’attività lavorativa che abbiano un impatto sulla stessa e che arrechino o possano arrecare danno o pregiudizio alla PG XXIII e/o ai suoi dipendenti, o che ledano l’interesse pubblico o l’integrità, e che:
● siano illeciti, scorretti o immorali;
● violino le disposizioni normative e regolamentari nazionali o dell’Unione Europea;
● non siano conformi alle normative interne.

Le segnalazioni possono riguardare le violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea previste all’art. 1 del D. Lgs. 24/2023 tra cui le seguenti tematiche (elenco a titolo esemplificativo e non esaustivo):
● illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
● condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001;
● violazioni o elusione fraudolenta del Codice Etico e del Codice di Condotta;
● illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; tutela dell’ambiente; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati
personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi e protezione dati personali;
● atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
● atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
● atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Al momento della segnalazione la persona segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

COME SEGNALARE

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati ad utilizzare il canale interno ed in particolare a privilegiare l’uso della piattaforma web.
Solo al ricorrere di certe condizioni è possibile effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Si invitano i segnalanti a non presentare duplicazioni della stessa segnalazione.
Deve essere utilizzato un unico canale sia per presentare la segnalazione che per eventuali successive integrazioni.

Si rammenta che i canali Whistleblowing non sono destinati alla segnalazione di reclami o per inoltrare richieste ed evidenze di natura contrattuale e/o commerciale, nonché controversie riguardo il rapporto di lavoro, pertanto, qualora il Segnalante intendesse presentare una segnalazione di tale tipo è invitato ad utilizzare le procedure e i canali appositi.

CANALE INTERNI DI SEGNALAZIONE

SEGNALAZIONE TRAMITE PIATTAFORMA WEB (IN FORMA SCRITTA)

Il canale interno di segnalazione prevede l’utilizzo in modalità preferenziale della piattaforma GLOBAL LEAKS, raggiungibile all’indirizzo: https://whistleblowing.libera-mente.org/#/ oppure cliccando il bottone in calce alla pagina del sito web aziendale dedicata al Whistleblowing.

SEGNALAZIONE CARTACEA A MEZZO POSTA (IN FORMA SCRITTA)

In alternativa, è possibile inoltrare segnalazioni cartacee a mezzo posta interna o esterna.
Per la segnalazione cartacea dovrà essere utilizzato preferibilmente il MODULO PER LE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING scaricabile nella sezione dedicata del sito internet aziendale e, per il personale dipendente, anche dal portale web dipendenti.

In questo caso, per assicurare la tutela della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in tre buste chiuse:
● la prima busta con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
● la seconda busta con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata”.
● Se inviata a mezzo posta esterna (servizio postale) dovrà essere indirizzata a:
Responsabile Whistleblowing presso Centro Sociale Papa Giovanni XXIII S.C.S. Onlus, via Madre Teresa di Calcutta 1/E 42124 Reggio Emilia (RE), e recante la dicitura: “Riservata”;
● Se inviata a mezzo posta interna (consegna a mano presso l’ufficio Affari Legali e Privacy) dovrà essere specificato anche l’ufficio pertanto andrà indirizzata a:

Responsabile Whistleblowing – Ufficio Affari Legali e Privacy presso Centro Sociale Papa Giovanni XXIII S.C.S. Onlus, via Madre Teresa di Calcutta 1/E 42124 Reggio Emilia (RE) e recante la dicitura: “Riservata”;

Si invita il segnalante ad adottare comportamenti volti alla propria autotutela quali ad esempio evitare l’invio di raccomandate con ricevuta di ritorno o l’indicazione del mittente sulla busta.

SEGNALAZIONE TRAMITE INCONTRO DIRETTO (IN FORMA ORALE)

È sempre possibile richiedere un incontro individuale con il Responsabile Whistleblowing previa richiesta di appuntamento che dovrà essere fissato entro un tempo ragionevole.
Il Responsabile Whistleblowing che si occuperà dell’istruttoria assicura che le informazioni acquisite verranno trattate con la massima attenzione e assoluta riservatezza.

CANALI ESTERNI – ANAC

È possibile per il segnalante effettuare una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), con le modalità previste sul sito istituzionale dell’Ente, se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
● non è prevista, nell’ambito proprio del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;
● la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna, ai sensi della normativa esterna di riferimento, e la stessa non ha avuto seguito;
● la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
● la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, la persona Segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.

Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito dell’Ente www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

ALTRI CANALI ESTERNI DI SEGNALAZIONE

– divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone)
– denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile

COME SONO GESTITE LE SEGNALAZIONI INTERNE

PG XXIII ha identificato il responsabile del canale interno di whistleblowing (“Responsabile Whistleblowing”).

Una volta effettuata la segnalazione, essa verrà presa in carico dal Responsabile Whistleblowing e, ove possibile, egli ne darà conferma della ricezione al segnalante entro sette giorni.
Il Responsabile Whistleblowing darà diligente seguito alle Segnalazioni ricevute e potrà contattare il segnalante durante la fase di istruttoria interna qualora fossero necessari approfondimenti o ulteriori informazioni.

L’attività di istruttoria e gestione interna potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata.
Entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento (o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), il Responsabile informerà il segnalante sull’esito dell’istruttoria e sulle eventuali misure adottate o in corso di adozione.

RISERVATEZZA E PROTEZIONE DATI PERSONALI

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.
La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.
Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità delle Persone coinvolte o menzionate nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi e alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa si può evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria). In questo caso, il segnalante sarà informato da PG XXIII in merito ai motivi di tale comunicazione. In ogni caso, il trattamento dei dati personali effettuato da PG XXIII nell’ambito della ricezione e della gestione delle segnalazioni è svolto in conformità con le disposizioni del GDPR e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.

Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali si prega di prendere visione dell’Informativa Privacy presente nella sezione Whistleblowing del sito web di PG XXIII nonché per il personale dipendenti anche all’interno del portale web dipendenti.

Si precisa che tale informativa si applica al trattamento dei dati personali di tutti i soggetti che possono a vario titolo essere acquisiti da PG XXIII per via di una segnalazione (Segnalante, Segnalato, Persone coinvolte, altri soggetti menzionati nella segnalazione).

RITORSIONE

PGXXIII non ammette alcuna forma di minaccia, ritorsione o discriminazione, effettiva o anche solo tentata o minacciata, posta in essere in ragione della Segnalazione nei confronti del Segnalante o di chiunque abbia collaborato alle indagini per verificare la fondatezza della Segnalazione.

La gestione delle comunicazioni di ritorsioni compete ad ANAC che può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Si evidenzia, inoltre, che gli atti ritorsivi sono nulli e che la dichiarazione di nullità degli stessi spetta all’Autorità giudiziaria.

Ove possibile, PG XXIII si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante e a proteggerlo dalle ritorsioni anche con riferimento alle segnalazioni esterne effettuate.

ULTERIORI INFORMAZIONI

Per ulteriori approfondimenti in tema di Whistleblowing invitiamo a visitare il sito internet dell’ANAC
https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

ALTRI DOCUMENTI

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Rev. 00 del 16/11/2023